Am Montag trafen wieder ca. 20 Unternehmer/INNEN in die Berliner Kaffeerösterei in Charlottenburg ein. Diesmal wieder international. Drei kamen direkt mit ihrem Koffer vom Flughafen. Eine internationale Runde aus der Ukraine, Polen, Slowakei und natürlich Deutschland. Wir alle, meist Selbständige, lauschten dann gespannt dem Impulsvortrag mit der Meinung:
„Betriebsprüfung trifft immer nur die anderen…“
So oder so ähnlich ist die Überzeugung vieler Selbständiger zum allseits unbeliebten Thema Betriebsprüfung.
Dass man damit komplett falsch liegt erklärte uns Thomas Balzer von der B² Berlin Beratungsgesellschaft. Sein Impulsvortrag öffnete uns allen die Augen.
„Der Betriebsprüfer will immer was finden“…
Bis dato hat die GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung), also die Vorgaben wie man mit Dokumenten und Prozessen umzugehen hat, eigentlich keinen interessiert.
Seit 2015 gibt es aber die GoBD.
Das D steht für digitalen Zugriff.
Die Betriebsprüfer kommen nun auch ins Unternehmen, selbst wenn man alles mit einem Steuerberater organsiert und an diesen abgegeben hat. Er kann sich dabei sogar an einen ihm zugewiesenen Arbeitsplatz setzen.
Die Betriebsprüfer interessieren sich z.B. dafür, wie
- das IKS (interne Kontrollsystem oder auch 4-Augen Prinzip) aufgestellt ist
- die steuerlich relevanten Prozesse organisiert sind und
- sichergestellt ist, dass meine digital gesicherten Daten gegen den „Untergang“ und nachträglicher Veränderung geschützt sind.
Früher ging es nur um eine rein materielle Prüfung, heute wird auch die Formalisierung geprüft. Und die Prüfung kann 3 Jahre rückwirkend erfolgen. Es gibt also keine „Heilung“ der Vergangenheit.
Thomas gab uns folgende Tipps und Hinweise mit auf den Weg:
- Welches Unternehmen im Fokus steht ist nicht klar. Es geht nicht nach Unternehmensgröße, nicht nach Anzahl der Mitarbeiter und auch nicht nach Höhe des Umsatzes. Es kann jeden treffen.
- Wir sollten uns alle mit den GoBD auseinandersetzen. Der Aufwand ist nicht hoch und verringert die Risiken einer Umsatzhinzuschätzung, die durchaus zwischen 5-10% des Jahresumsatzes betragen kann. Oft können schnell kleinere Veränderungen eventuelle Lücken unproblematisch schließen.
- Zur Sicherheit sollten wir alle eine Verfahrensdokumentation im Schreibtisch liegen haben. Wenn sich ein Betriebsprüfer ankündigt, kann er im Vorfeld diese Dokumentation anfordern. Sie anzufertigen dauert maximal einen Tag, aber dann ist man schon mal gut vorbereitet, auch weil man sich dann inhaltlich mit dem Thema beschäftigt hat.
Die Verfahrensdokumentation beinhaltet im Kern eine Prozessbeschreibung und wie mit steuerrelevanten Dokumenten im Unternehmen umgegangen wird (u.a. welche Technik nutze ich, damit ich verhindern kann, das Daten unbeabsichtigt verändert werden können und wie verhindere ich das Verschwinden bzw. sichere ich das Auffinden dieser Daten)
- Wir sollten unsere Geschäftsprozesse durchleuchten, wie u.a. den Rechnungsein- und ausgang. Die meisten steuerlich relevanten elektronischen und papierhaften Dokumente müssen i.d.R. 10 Jahre aufbewahrt werden.
Bei Fragen rund um die Betriebsprüfung in Bezug auf die GoBD oder den Datenschutz (DSGVO) steht Thomas Balzer gerne zur Verfügung: thomas.balzer@bquadrat.berlin
Unsere nächste Veranstaltung findet schon am Mittwoch am Potsdamer Platz statt. Diesmal mit dem Impuls “Kommunizieren mit Wertschätzung”.
Besten Dank für die wunderbaren Fotos an ©Dieter Düvelmeyer, sowie Textzusammenfassung von Ines Gerecht unserer neuen Moderatorin in der City West. Herzlich Willkommen.
