Dank der Renovierung der Potsdamer Platz Arcaden weichen wir für unsere MeetUps vorerst auf die Eleven Bar am Leipziger Platz aus. Die neue Location kam im Februar schon mal gut an – rund 35 UnternehmerInnen haben wieder fleißig ihr Netzwerk gepflegt und neue Kontakte geschlossen.
Marco Hanczuch von Flowdesk erzählte uns in seinem kurzweiligen Impuls etwas über Zeitrevolution durch Software.
Wir möchten ja alle gerne Zeit sparen. Zeit kommt (leider) nicht mehr zurück.
Manchmal müssen wir unsere Zeit mit Aufgaben verbringen, die uns nicht so viel Spaß machen, wie z. B. Emails zu lesen und zu beantworten, Buchhaltung, Texte schreiben, Meetings planen, Angebote schreiben usw. Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit 🙂
Wo die größten Zeitfresser auf uns warten
Während seines Studiums hat Marco viele Geschäftsprozesse von Unternehmen und später auch seine eigenen getrackt und analysiert. Dabei haben sich vor allem drei Bereiche als Zeitfresser herauskristallisiert:
- Kommunikation – vor allem ständig wiederkehrende Dialoge, Erklärungen, Terminfindung, Abklärung von Meetings
- Verwaltung und Management von Informationen, vor allem das Finden von Informationen im Wust und Chaos von Zettelwirtschaft
- Bürokratie und Buchhaltung
Wie kann Software auch in kleinen Unternehmen und bei Selbständigen helfen?
Wie hat Marco nun die Optimierung vorangebracht? Als Spezialist für Software, kann er folgende Tipps dazu geben:
- Software kann ein großer Helfer dabei sein, Zeitfresser zu identifizieren und Zeit besser zu verteilen
- Software schafft Systeme und Ordnung
- Software warnt dich, erinnert dich, erledigt Aufgaben hochmotiviert und konstant rund um die Uhr
- Individuell angepasste Software kann als dein persönlicher Assistent agieren, die nach deinem persönlichen Muster mitlernt und Tätigkeiten nach deinen eigenen Prozessen für dich übernimmt. Ähnlich wie ein Mitarbeiter, der sich nach und nach ins Team einfügt und immer mehr Aufgaben erledigt.
- Für die Zukfunft sieht Marco sogar intelligente Mitlernsoftware (KI – Künstliche Intelligenz) wie deinen persönlichen Coach. Dieser kann dir Informationen aus dem Umfeld zur richtigen Zeit an den richtigen Ort liefern und dabei eine große Entscheidungshilfe sein
Als kleines Geschenk für die Teilnehmer hat Marco seine Vorlage zur Potentialanalyse mitgebracht. Wo könnt ihr mittels Software massiv sparen? Marcos Tipp: Tracke deine Zeit und rechne die verbrauchte Zeit für einzelne Aufgaben auf die Woche oder den Monat hoch. So erkennst du möglicherweise schon erste Potentiale zur Zeiteinsparung.
Aus der Praxis – Software spart Zeit
Im Bereich Emails könnte z. B. eine Sortierfunktion für eine erste Übersicht und Zeitersparnis sorgen, automatische E-Mail Antworten sorgen für Zeitersparnis bei wiederkehrenden Nachrichten.
Für wiederkehrende Erklärungen sind vorgefertigte Videos perfekt als Kommunikationsmittel. Es gibt mittlerweile Tools, mit denen man direkt aus einer App für den Kunden personalisierte Videos verschicken kann. Der Effekt beim Kunden: er fühlt sich emotional angesprochen und anders abgeholt als bei einer Standardantwort per Mail.
Schreibt ihr regelmäßig ähnliche oder gleich lautende Angebote, kann dies auch ganz einfach von Software übernommen werden, die dann am Ende ganz bequem auch die passende Rechnung dazu liefert. Buchhaltung sind ebenso oft die gleichen Prozesse. Intelligente Software kann das übernehmen und euer Steuerberater ist dann wirklich für euch als Berater da.
Seid ihr häufig in Telefonaten bzw. Mailverkehr mit Terminabstimmung involviert? Warum nicht die Terminbuchung online und bequem für den Kunden anbieten. So entfällt jede Menge Abstimmungszeit, die euch wieder zur freien Verfügung steht.
Marcos Fazit und Empfehlung: Probiert kreativ zu sein, informiert euch, welche Tools es auf dem Markt bereits gibt. Wichtig ist, zum eigenen Tagesablauf passende Tools zu suchen und zu nutzen.
Im Anschluss an den informativen Impuls ging es in die Netzwerkrunde, die, wie immer, sehr lebhaft und mit großem Interesse aller Beteiligten stattfand.
Unsere nächste Veranstaltung ist am 20. Februar im Uppers in Kreuzberg.
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